공개SW 설치/활용

자료년도 : 2016

Alfresco 유저 가이드


디지털 시대의 기업 업무 환경에서 관리해야 할 디지털 콘텐츠의 양이 점점 증가함에 따라 이를 효율적으로 관리해야 할 필요성도 증대되고 있다. 기업 콘텐츠 관리 분야에서도 많은 오픈소스SW가 개발되어 비용에 대한 부담 없이 ECM 솔루션 도입이 가능한 환경으로 발전하고 있다. Alfresco는 오픈소스 ECM 솔루션 중에서 전세계적으로 가장 널리 사용되고 있다. 이번 활용 가이드에서는 Alfresco Community Edition을 기업에서 쉽고 유용하게 활용하는 방법을 소개하고자 한다.

[목차]

I. Alfresco 소개
II. Alfresco architecture
III. Alfresco 설치
IV. 알프레스코(Alfresco) 기본 사용법
  1. My Dashboard
  2. Site 관리
  3. Content 관리
V. CmisSync를 활용한 Desktop 동기화

참고자료

I. Alfresco(알프레스코) 소개


디지털 시대의 기업 업무 환경에서 디지털 콘텐츠의 양이 증가함에 따라 이를 효율적으로 관리해야 할 필요성도 증대되고 있다.  기업의 콘텐츠 관리는 국제적으로도 주목을 받고 있는 분야이며 대표적인 국제 기관인 AIIM (Association for Information and Image Management)도 있다.  AIIM에서는 ECM(기업 콘텐츠 관리)이란 용어를 2000년부터 정의하기 시작하였는데, 가장 최근인 2010년 버전에서는 "조직 내 업무와 관련된 문서와 콘텐츠를 생산, 관리, 저장, 보존, 전달하기 위하여 사용되는 모든 전략, 방법 및 도구"라고 정의한다.  AIIM의 정의에서 알 수 있듯이 기업 콘텐츠 관리는 단순히 문서의 중앙화에 그치는 것이 아니라 좀더 광범위하고 체계적인 접근을 필요로 한다.

 


기업 콘텐츠 관리를 위한 상용 솔루션은 오래 전부터 개발되어 기업에 보급되어 왔으나, 비용이 고가이기 때문에 도입하는데 어려움이 있었다. 다행히 기업 콘텐츠 관리 분야에서도 많은 오픈소스SW가 개발되어 비용에 대한 부담없이 ECM 솔루션 도입이 가능한 환경으로 발전하고 있다.


Alfresco는 오픈소스 ECM 솔루션 중에서 전세계적으로 가장 널리 사용되고 있는 솔루션의 이름이면서 회사의 이름이다. Alfresco사는 2005년에 설립되어 2006년에 첫 버전을 출시하였으며 현재는 5.1 버전까지 발표하였다. 라이선스는 오픈소스SW 라이선스인 커뮤니티용(Communityedition)과 상용SW 라이선스인 기업용(Enterprise edition)이 있다. 기능면에서 두 edition은 약간의 차이가 존재하나 거의 유사하다. Alfresco의 공식 파트너 회사는 전세계적으로 200여개가 넘게 있는데 공식 파트너 회사는 Enterprise edition만 취급할 수 있고 Community edition은 취급할 수 없다. 통계적으로 정확한 수치는 파악할 수 없으나 공식 파트너 회사 이상으로 Community edition을 취급하는 회사가 있을 것으로 추정되므로전세계적으로 Alfresco가 얼마나 널리 사용되고 있는지를 가늠할 수 있다.


이번 활용 가이드에서는 Alfresco Community Edition을 기업에서 쉽고 유용하게 활용할 수 방법을 소개하고자 한다.



II. Alfresco architecture


Alfresco는 Apache Tomcat 위에서 실행되며  Repository server인 alfresco.war 와 Web client application인 share.war 로 크게 나눌 수 있다.



<그림1> AlfrescoArchitecture


Alfresco의 client application은 내장된 Web clients와 Google Play 또는 App Store에서 내려받을 수 있는 Mobile clients가 있다. 또한 FTP, Webdav, CIFS, SharePoint Protocol을 지원하고 있어 해당 Protocol을 지원하는 다양한 어플리케이션으로도 접근이 가능하다. 데이터는 Database와 File system에 저장되고 Apache Solr에 검색을 위해 색인된다. Email Server 와 Directory Server을 연동하여 필요한 정보를 연계할 수 있다.


Alfresco는 기업 콘텐츠 관리를 위해 많은 기능을 내장하고 있는데, 주요 기능으로는 Document Management, ImageManagement, Records Management, Web content Management, Collaboration,Workflow, Full text search 등이 있다.
Alfresco에 많은 기능이 내장되어 있어 Alfresco의 모든 기능을 사용하는 기업은 드물 것이다. 그럼에도 불구하고 개별 기업이 특별히 필요한 기능이 없을 수 있다. Alfresco의 강력한 점은 확장성에 있다. Alfresco는 다양한 커스터마이징 방법을 제공하여 UI 변경에서부터 기능 추가까지 제한이 없다고 할 만큼 다양한 커스터마이징이 가능하다.



III. Alfresco 설치


Alfresco는 막강한 기능을 가지고 있음에도 불구하고 설치는 매우 간단하다.


1. 웹브라우저로 https://www.alfresco.com/products/community/download에 접속하여 간단한 개인정보를 입력하고 다운로드 페이지로 이동한 후, 설치할 서버의 OS에 따라 적합한 Alfresco 설치파일을 내려 받는다.



<그림2> 다운로드를 위한정보입력 화면



<그림3> OS별 설치 파일 선택 화면


2. 내려받은 파일을 실행하면 AlfrescoInstaller가 시작된다. 설치는 매우 간단하며 Installer가 출력하는 내용을 확인하고 Next 버튼을 계속해서 선택하면 설치가 완료된다. 물론 필요할 경우디폴트로 선택된 설치 경로를 변경할 수도 있다. 관리자 계정(admin)의비밀번호를 입력하는 화면에서는 비밀번호를 입력 후 잘 기억하기 바란다.


3. 설치가 완료되면 웹브라우저를 통해 로그인 화면(http://localhost:8080/share)으로 이동한다.



<그림4> Alfresco 로그인화면



IV. 알프레스코(Alfresco) 기본 사용법


알프레스코의 기능은 상당히 방대하여 모든 기능을 짧은 글에 담기는 어렵다. 그래서 이 글에서는사용 빈도가 높은 My Dashboard, Site 관리, Content관리에 대해 Alfresco 5.1 community edition을 기준으로 설명하겠다.


1. My Dashboard

알프레스코에 로그인한 후 처음으로 만나게 되는 화면이다. 이 화면은 상단의 Home 대메뉴를 클릭하여 언제든지 돌아올 수 있다.



<그림5> User Dashboard화면


중앙의 콘텐츠 영역의 레이아웃은 디폴트로 2x2 로나뉘어져 있는데, 각각의 서브 영역을 알프레스코에서는 Dashlet이라고부른다. Dashboard의 레이아웃과 Dashlet의 구성은우측 상단에 있는 (설정아이콘)을클릭하여 Dashboard 커스터마이징 화면에서 변경할 수 있다.



<그림6> User Dashboard커스터마이징 화면


로그인 후 Dashboard에 매번 접속하는 것이 불편할 수 있다. 심지어는 Dashboard가 필요 없다고 여기는 경우도 있다. 이런 경우 처음 접속을 원하는 페이지(예를 들어 My Files)로 이동한 후 상단의 사용자 이름을 클릭하여 Home Page하위의 "Use Current Page"를 선택하면, 이후에 로그인한 후 설정된 페이지(여기에서는 My Files)가 초기화면이 된다.



<그림7> User CurrentPage 선택 화면

2. Site 관리

Site는 업무팀 단위로 생성하는 것이 일반적이며 팀원은사이트에 가입하여 정보를 공유하거나 협업을 할 수 있다. Site 관리의 주요 기능으로는 사이트 생성, 사이트 가입, 사이트 커스터마이징이 있다.


① 사이트 생성

- 상단 메뉴의 "Sites >Create Site"를 선택하면, Site 생성을 위한 화면이 아래와 같이 팝업된다.



<그림8> 사이트 생성 팝업화면


- 모든 필드를 입력한 후 "Save" 버튼을 클릭하면 새로운 Site가 생성되고 Site Dashboard로 이동한다.



<그림9> 사이트 Dashboard


- Site의 Visibility에는 다음과 같이 3종류가 있다.

  • Public : 모든 사용자가 사이트와 콘텐츠에 접근할 수 있다.
  • Moderated :  모든 사용자가 사이트에 접근은 가능하나 콘텐츠에는사이트 회원만 접근할 수 있다.
  • Private : 사이트 회원만 사이트에 접근할 수 있다.

② 사이트 가입 및 탈퇴

- 상단 메뉴의 "Sites > Site Finder"를 선택하면 Search for Sites 페이지로 이동한다.

- 상단의 "Search" 버튼을 클릭하여 가입하려는 Site를 검색한다. 입력 필드를 공란으로 남겨두고 검색하면 모든사이트가 검색된다.



<그림10> 사이트 가입/탈퇴 화면


- 가입하려면 "Join" 버튼을 클릭하고 탈퇴하려면 "Leave" 버튼을 클릭한다.


③ 회원 추가

- 사이트 관리자는 회원을 추가할 수 있다. Site dashboard의 오른쪽 상단에서 "SiteMembers"를 클릭하여 "Search for Site Members"페이지로 이동한다.

- "Search for Site Members" 페이지의 우측 상단의 "Add Users" 버튼을 클릭하여 회원추가 페이지로 이동한다.



<그림11> 사이트 회원 추가화면


- 1단계에서 가입할 회원을 검색하여 선택하고, 2단계에서 역할을 지정한 다음, 3단계에서 "AddUsers" 버튼을 클릭한다.


④ Site Dashboard 커스터마이징

- Dashboard의 레이아웃과 Dashlet의 구성은 우측상단에 있는 (설정아이콘)을클릭하고  "Customizedashboard" 메뉴를 클릭하여 커스터마이징 할 수 있다.



<그림12> 사이트 Dashboard 커스터마이징 화면


3. Content 관리

Alfresco에서Content 관리는 크게 3개의 영역으로 나눌 수 있는데 My Files, Shared Files, Site Document Library 이다. 3개의 영역에서 Content를 관리하는 방법은 동일하다. 여기에서는 Site Document Library를 기준으로 설명하겠다.


① Content 추가하기

- 상단 우측의 "Document Library" 메뉴를 클릭하면 Document Library 페이지로 이동한다.



<그림13> Site의 Document Library 화면


- 추가하려는 파일을 웹페이지로 Drag &Drop 하거나 상단의 "Upload" 버튼을 클릭하여 파일을 선택하면업로드가 완료된다.


② Content 생성하기

- 상단의 "Create" 버튼을클릭하여 원하는 유형을 선택한다.



<그림14> Content 생성 메뉴


- Folder를 선택하면 생성을 위한 화면이 팝업되고 입력을마친 후 "Save" 버튼을 클릭하면 새로운 폴더가 생성된다.
Plain Text, HTML, XML을 선택하면 각각의 유형에 적합한 입력 폼으로 이동한다.

- Google Docs 유형을 클릭하면 Google docs의 편집기를 통해 새로운 Content를 생성할 수 있다.


③ 파일 편집하기

- 목록에 Mouse Over를 하면 해당파일의 우측에 메뉴가 표시되고 "More" 버튼을 클릭하면 더 많은 메뉴가 출력된다.



<그림15> 파일 편집 메뉴


- Alfresco에서 생성된 파일은 "Edit in Alfresco"메뉴를 클릭하여 편집할 수 있고, 추가된 파일은 "Edit Offline" 메뉴를클릭하여 파일을 내려받은 후 편집한다. 이때 내려받은 파일은 잠긴(Locked)상태가 되어 다른 사용자는 편집할 수 없게 된다.

- 편집을 완료하면 "Upload NewVersion"을 클릭하여 수정된 파일을 업로드한다. 이때 잠긴(Locked) 상태는 해제가 되고 버전이 증가하게 된다.


④ 미리보기

- Alfresco는 미리보기를 지원한다. 미리보기를 위해 모든 파일은 PDF로 변환된 후 PDF Viewer를 통해 미리보기 된다.

따라서 모든 파일 포맷에 대해 미리보기가 지원되는 것은 아니지만 상당히 많은 포맷을지원하고 있다.




<그림16> 미리보기 화면



V. CmisSync를 활용한 Desktop 동기화


CmisSync는 Dropbox와같이 Alfresco에 저장된 파일을 Desktop과 동기화하도록 지원한다. 따라서 Alfresco에 접속하지 않고도 Alfresco에 저장된 파일을 Desktop에서 읽기, 추가, 수정할 수 있다.



<그림17> Desktop과 동기화된 모습


웹브라우저로 http://cmissync.com/get/ 에 접속한 후 중앙 좌측의"Download CmisSync Free"를  클릭한다.



<그림18> 다운로드 유형 선택 화면


다운로드 페이지로 이동한 후 적절한 OS를선택하고 "Download" 버튼을 클릭한다. 다운로드할 때 상단의 나머지 입력 필드는 공란으로 남겨두어도 무방하다.



<그림19> 다운로드 화면


내려받은 파일을 실행하면 설치가 완료된다.

설치가 완료되면 아래 그림과 같이 Tray에CmisSync 아이콘이 표시된다.



<그림20> CmisSync 설치된 모습


아이콘을 마우스 오른 버튼을 클릭하여 "Add a remote folder"를선택한다.

동기화 하고자 하는 사이트 Document Libray의URL과 User, Password를 각각 입력하고"Continue" 버튼을 클릭한다.



<그림21> 연결정보 입력 화면


다음 화면에서 동기화 하고자 하는 폴더를 선택하고 "Continue" 버튼을클릭하면 동기화를 위한 연결이 완료된다.



<그림22> 동기화 폴더 선택 화면





[필자소개]

이준혁

이수명 | http://argonet.co.kr, smlee0818@argonet.co.kr

- (주)아르고넷 연구소장

- 루씬한글분석기 커뮤니티 운영자

- Lucene/Solr 세미나 진행 및 강의

- 미래부, 제1기 글로벌오픈프론티어

- 한국표준과학연구원, 통계청, 카이스트 등 다수 Alfresco 프로젝트 수행


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분류 :
2016
태그 :
조회 수 :
6722
등록일 :
2016.08.17
07:31:39 (*.162.249.76)
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